Personel Özlük Dosyası Bulundurma Zorunluluğu Ve Müeyyidesi

4857 sayılı İş Kanunu’nun 75’inci maddesine göre işverenler, çalıştırdıkları her personel için özlük dosyası bulundurmak zorundadır. Personel hakkında tüm bilgilerin ve evrakların bulunduğu özlük dosyalarını düzenlemek işletmeler için bir zorunluluktur. İncelemeye yetkili kişiler (vergi idaresi, SGK, iş sağlığı ve güvenliği, uyuşmazlıklarda mahkemeler vb.) tarafından istenmesi durumunda, gösterilmesi zorunludur. İşletmenin personel özlük dosyası bulundurmaması durumunda ise 104’üncü madde gereği 2022 yılı için 4.173,00 TL ceza uygulanmaktadır. Özlük dosyası oluşturulması, muhafazası ve bu zorunluluğa uyulmaması halinde uygulanacak müeyyideler aşağıda özetlenmiştir.

1- İşe Başlamada Alınması Ve Dosyalanması Gereken Evraklar:

• Nüfus cüzdanı fotokopisi

• Nüfus kayıt örneği

• İkametgah Belgesi

• Sağlık raporu

• Kan grubu kartı

• Diploma fotokopisi

• Adli sicil kaydı

• 2 adet vesikalık fotoğraf

• Aile durumunu bildirir belge

• Askerlik durum belgesi

• İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi

• SGK işe giriş bildirgesi

• Aile durum bildirimi

• Önceki işyerinden alınmış Çalışma Belgesi

2- İşçinin Kişisel Özelliğine Göre Özlük Dosyasına Konulması Gereken Evraklar:

• İşçinin yaşı 18’den küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi

• İşçi yabancıysa çalışma izni belgesi fotokopisi ya da izin belgesi

• Yararlanılan teşvik varsa bunu gösteren belge

• Engelli ise Sakatlık Raporu ya da onaylı örneği

• Engelli indiriminden yararlanıyorsa Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan bu yönde alınmış belge

• Eski hükümlü, engelli ya da terör mağduru ise İŞKUR kayıt belgesi 

3- İşin Özelliğine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar:

• İşin niteliğine göre yapılması gereken periyodik sağlık kontrolleri raporları

• İşin niteliğine göre yapılan muayenelerin raporları

• Araç kullanılan işlerde işçi ehliyet fotokopisi

• Zimmetli araç gereç, cihaz zimmet formu

• Ağır ve tehlike seviyesi yüksek işlerde personel bilgi formu

• Ağır ve tehlikeli işlerde çalışabileceğine dair sağlık raporu

• Fazla mesai ve fazla çalışma için işçinin onayının alındığı belge

• Değişen çalışma günü, saati ve vardiyalar için hazırlanmış çalışma çizelgesi

4- İşçinin İşine Devam Ettiği Müddetçe Dosyaya Eklenmesi Gereken Evraklar:

• Yıllık izin formu

• Ücretsiz izin, mazeret izni ve diğer izinler için oluşturulmuş izin formları

• Doğum izni, doğumdan sonraki ücretsiz izin, süt izni dilekçeleri

• İş göremezlik ve istirahat raporları

• İş kazası tutanağı

• Tutanak, yazılı savunma talep yazısı, işçi savunması, işçiye verilen uyarılar, olay tespit yazıları

• Ücret kesme cezası ve gerekçeli belge

• İşçi ile ilgili resmi yazışmalar

• İmzalı bordro ya da ücret pusulaları

• Maaş zammı, terfi yazısı, nakil bildirimi, görevlendirme yazıları, görev ve unvan değişikliğini gösteren belge

• Geçici işyeri değişikliği durumunda işçinin rızası gösteren belge

• İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler

5- İşçinin İşten Ayrılması Durumunda Dosyaya Eklenmesi Gereken Evraklar:

• İstifa dilekçesi

• Fesih bildirimi

• İbraname ve ihbarname

• SGK İşten ayrılış bildirgesi

• Hizmet belgesi

• Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları

• Varsa haklı fesih sebebini ispatlayan belge

• İşçiye noterle yapılan bildirimler, ihtarnameler

• Çalışma belgesi •

6- Personel Özlük Dosyalarının Muhafaza Yükümlülüğü Süresi: Özlük dosyalarının;

• Vergi uygulamaları bakımından 5 yıl,

• SGK uygulamaları bakımından 10 yıl,

• İş sağlığı ve güvenliği uygulamaları bakımından 15 yıl Saklanması zorunludur.

7- Personel Özlük Dosyasının Bulundurulmaması Halinde Uygulanacak Müeyyideler:

İşveren işletmenin, personel özlük dosyası bulundurmaması halinde 104’üncü maddeye göre; 2022 yılı itibari ile 4.173,00 TL ceza uygulanmaktadır